En términos simples, su flujo de efectivo es una medida de lo que tiene que entrar y lo que tiene que salir. Sobre esa base, es demasiado fácil asumir que si la primera cifra es más alta que la segunda, entonces todo está bien. Pero recuerde, el flujo de efectivo no es lo mismo que las ganancias.
Una gran cantidad de compras impagas en cuentas por cobrar que no llegan durante varias semanas puede parecer rentable en papel. En realidad, puede colocar a su negocio en una situación precaria. Especialmente si tiene cuentas por cobrar pendientes y sus proveedores exigen el pago de inmediato. Estos tipos de vacíos son, irónicamente, particularmente peligrosos para las empresas basadas en productos que son de rápido crecimiento y rentables. ¿Por qué? Porque cada vez que consiga un nuevo cliente, deberá comprar materias primas para cumplir con sus pedidos (sin mencionar la inversión en nuevas personas y equipos) antes de que le paguen.
¿Qué medidas puede tomar para evitar problemas de flujo de efectivo y mejorar su posición de efectivo en general?
1. Mantenga un pronóstico de flujo de efectivo
S siempre hay incertidumbre en los negocios, pero mantener sus pronósticos de flujo de efectivo precisos y actualizados, puede ayudarlo a enfrentar esa incertidumbre con certeza. Mirar las ventas del año pasado debería darle una buena idea de lo que hará este año. Si se ha producido una crisis o pérdida de ventas, cambie a una reflexión mes a mes y construya a partir de ahí.
Luego calcule el costo de producción de sus bienes y servicios, ya que esto lo ayudará a adaptar su proyección en caso de que de repente lleguen nuevos pedidos sustanciales. Al mismo tiempo, recuerde incluir todos sus gastos fijos, el costo de mantener sus instalaciones y pagar a su personal, incluidos los salarios, el alquiler, las tarifas comerciales, las facturas y, por supuesto, las demandas de impuestos.
2. Compara activamente tus proyecciones con la realidad
Sus pronósticos serán inútiles a menos que los compare continuamente con la realidad para ver si tiene sus cifras correctas. Hacerlo mes a mes le permitirá ajustar sus cifras, lo que a su vez le permitirá proyectar cuánto efectivo en la mano tendrá una semana, un mes o incluso un año más adelante.
3. Prepare múltiples proyecciones de flujo de efectivo
Una buena manera de protegerse de cualquier sorpresa desagradable es preparar tres proyecciones diferentes:
- Un mejor escenario
- Un peor escenario
- Una opción intermedia
Para producir estas cifras, deberá observar la forma en que su mercado está evolucionando; considerar los problemas estacionales de flujo de efectivo; considerar si es probable que los nuevos competidores presenten una amenaza y pensar si sus clientes existentes están completamente satisfechos o están considerando otros proveedores.
Ahora puede administrar estas proyecciones por separado a través de hojas de cálculo tradicionales, o si está buscando una solución más eficiente, es posible que desee considerar una solución de planificación empresarial como LivePlan. Cualquiera que sea la opción que elija, solo asegúrese de mantenerlas actualizadas en función de las tendencias que está viendo y asegúrese de que una refleje de manera realista su punto de vista financiero actual.
4. Mantén las cosas realistas
No cedas a la tentación de asumir que todo estará bien; un pronóstico poco realista y optimista conducirá rápidamente a problemas. Asegújate de no ajustar las fechas de esta manera y de aquella para asegurarte de que las cifras se vean bien. Si va a haber problemas en el futuro, debe conocerlos ahora para poder mitigarlos.
Problemas comunes de flujo de efectivo
Hablando de problemas, puede ser difícil identificarlos incluso cuando está manteniendo y pronosticando activamente su flujo de efectivo. Pero no tiene por qué serlo y todo lo que se necesita es comprender los síntomas potenciales que predicen problemas entrantes o en curso.
A medida que trabaja en la lista de refinamiento de su proceso para evitar problemas de flujo de efectivo, tenga en cuenta las siguientes cinco señales para ayudarlo a evitar problemas comunes de flujo de efectivo.
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1. Sus cuentas por cobrar son altas
Muchas empresas facturan a sus clientes y reciben el pago después de que se entrega el servicio o producto, por lo que es normal tener facturas algunas impagas en un momento dado. El problema es que hasta que su cliente pague, no tiene su efectivo disponible para cubrir sus gastos. Solo tienes la promesa de su pago. Si descubre que mes tras mes, sus cuentas por cobrar son más altas pero no está trayendo más efectivo, es hora de analizar seriamente sus términos de pago y sistema de facturación.
Para ver si a su empresa le está yendo bien con el cobro de sus cuentas por cobrar, considere realizar un seguimiento de su índice de rotación de cuentas por cobrar (ventas netas de crédito sobre el saldo promedio de cuentas por cobrar). Una proporción baja podría indicar que es hora de reevaluar sus términos y políticas de pago.
2. Tiene un alto inventario y un bajo volumen de pedidos
Las empresas que venden sus productos a otras empresas pueden tener mucho inventario a mano para asegurarse de que pueden acomodar pedidos de todos los tamaños. Pero si la mayoría de su efectivo está atado a ese inventario y sus clientes no están compitiendo para comprar, es posible que comience a ver problemas.
A menos que se vendan los artículos de su inventario, no tiene efectivo líquido disponible para pagar sus facturas. Además, probablemente esté pagando para almacenarlo, y comience a correr el riesgo de que su inventario sea dañado o robado, o simplemente se vuelva obsoleto o menos demandado antes de que pueda moverlo.
3. Estás sobreextendiendo tu negocio
Aunque es posible que esté muy ansioso por escalar o hacer crecer su negocio rápidamente, es importante que se asegure de hacerlo a un precio razonable. Si extiende demasiado su empresa, es probable que gran parte de su efectivo esté inmovilización en gastos de capital y operativos, dejando su negocio menos flexible a corto plazo.
Para evitar tener que lidiar con problemas de flujo de efectivo relacionados con la sobreextensión, asegúrese de planificar a fondo su crecimiento con mucha anticipación. No solo gaste y espere lo mejor: revisar sus estados financieros clave regularmente (estado de flujo de efectivo, estado de resultados y balance general) lo ayudará a obtener una imagen más completa de dónde está su negocio y hacia dónde se dirige.
4. Sus ventas están disminuyendo
Tal vez la economía está en ruinas. Tal vez tengas mucha competencia nueva. Cualquiera que sea el caso, si las ventas han estado disminuyendo constantemente en los últimos trimestres, hay una buena posibilidad de que sus márgenes de ganancia se estén reduciendo lo más delgado posible, si es que todavía existen.
De que es probable que sus costos generales no cambien, la disminución de las ventas puede indicar que los problemas de flujo de efectivo son inminentes. Para combatir la disminución de las ventas, es posible que desee ajustar su estrategia, o al menos su presupuesto de gastos.
A partir de ahí, mira un poco más profundo:
- ¿De dónde vienen tus pérdidas? ¿Hay un grupo demográfico en particular en el que está vendiendo menos de lo que solía hacerlo?
- ¿Existe un problema técnico o relacionado con el proceso? ¿Su página de ventas en su sitio web está rota? ¿Los clientes en persona no están satisfechos con el servicio al cliente?
- ¿Están ocurriendo cambios a nivel macro en su industria en este momento que están afectando a los puntos de referencia comunes en general?
- Cuando fue la última vez que redefiniste tus buyer personas o miraste la actualización de tus mensajes?
- ¿Tu modelo de negocio sigue teniendo sentido?
- ¿Su negocio está experimentando una fluctuación estacional?
Si las ventas están fuera por un mes o dos, es posible que no tenga un gran problema que resolver. Pero es un buen momento para asegurarse de tener un plan en marcha si comienza a notar una tendencia a más largo plazo. Mitigue los riesgos siendo consciente de ellos, para empezar, y haciendo un plan para remediarlos.
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5. Tu negocio simplemente no es rentable
Al final del día, si está gastando más dinero del que está recibiendo, no debería ser un científico de cohetes para decirle que probablemente tendrá problemas de flujo de efectivo tarde o temprano. Si se encuentra en esa posición, es posible que desee reexaminar su modelo de negocio para ver cómo se puede cambiar para mejorar la rentabilidad. También podría ser el momento de pensar si tiene sentido aumentar sus precios.
Notar uno de estos síntomas en su negocio no es necesariamente una emergencia. Aproveche la oportunidad para analizar profundamente su desempeño financiero y asegúrese de que está pensando lo suficiente en el futuro como para poder obtener un préstamo o una línea de crédito si se acerca a un período más difícil.
Mejore su flujo de caja
Incluso después de una extensa planificación e identificación de los síntomas, es posible que aún necesite mejorar drásticamente su flujo de efectivo. Esto puede deberse a una simple supervisión financiera, una crisis económica o una serie de otras razones. Si necesita encontrar soluciones rápidas y probadas para aumentar su liquidez, consulte nuestro artículo sobre cómo mejorar su flujo de efectivo para comenzar.
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