Este artículo, que apareció originalmente en nuestro blog, es parte de nuestra «Guía de planificación empresarial«, ¡una lista curada de nuestros artículos que lo ayudarán con el proceso de planificación! La mayoría de la gente piensa que las reuniones son una pérdida de tiempo. Tienen razón. También muchas reuniones se llevan a cabo mal, no tienen un objetivo real y desperdician el tiempo de los empleados, lo que mata la productividad.
Hay toneladas de consejos e información sobre cómo llevar a cabo mejores reuniones y reducir las reuniones inútiles que están haciendo que su organización se mueva más lentamente. Te animo absolutamente a ser despiadado en tu búsqueda de menos reuniones y más eficientes. Pero, aquí en Palo Alto Software, hemos encontrado una reunión que es simplemente indispensable. Solo toma una hora cada mes, mantiene al equipo de administración al tanto de todo lo que está sucediendo en la empresa y nos ayuda a planificar y administrar de una manera eficiente y efectiva.
Esta reunión es nuestra reunión mensual de revisión del plan. La reunión ha sido un elemento fijo de nuestra estrategia de gestión durante años y es simplemente una de las formas más efectivas para que continuemos haciendo crecer la empresa y ajustemos nuestro curso según sea necesario. Para nosotros, la planificación empresarial no es solo un evento único o anual. En cambio, es un proceso continuo en el que estamos constantemente revisando nuestro proceso y ajustando el curso según sea necesario, al tiempo que nos aseguramos de mantenernos en el camino hacia nuestros objetivos más grandes.
Tratamos la planificación no como un documento, sino como una herramienta de gestión que ayuda a guiar las decisiones y la estrategia. Aquí hay una descripción general rápida de cómo estructuramos nuestras reuniones mensuales de revisión de planes y lo que ha funcionado para nosotros a lo largo de los años.
1. Hagamos los números
Si siempre comenzamos con los números primero. ¿Cómo nos fue el mes pasado en comparación con nuestro pronóstico? ¿Cómo nos fue en comparación con el mismo mes del año pasado? ¿Cómo es nuestro desempeño en lo que va de año?
Somos tiempo profundizando en los números, más allá de los ingresos y gastos de primera línea para comprender mejor cuáles fueron los impulsores detrás de nuestro desempeño. ¿Todas las líneas de productos funcionaron bien? ¿O algunos tuvieron un rendimiento inferior? ¿Gastamos según lo planeado o hubo algunas áreas en las que gastamos de más? Lo más importante es que revisamos nuestra posición de efectivo y flujo de efectivo. ¿Recaudamos dinero según lo planeado? ¿Cómo es nuestro pronóstico de flujo de caja para los próximos meses?
Si bien los informes financieros se pueden revisar fuera de una reunión, revisarlos juntos como un equipo fomenta las preguntas y la discusión sobre nuestros ingresos y gastos. De supuesto, usamos LivePlan para revisar nuestros números porque es mucho más fácil que perforar los informes exportados de QuickBooks o Xero. Pero siempre puede comenzar con una plantilla de flujo de efectivo simple en Excel.
2. ¿Ya estamos allí?
Una vez que revisamos nuestro desempeño financiero, revisamos nuestros «hitos principales»: las grandes tareas que esperábamos realizar en el último mes y nuestros planes para el próximo mes.
Des discutimos cómo varios equipos podrían estar trabajando entre sí en diferentes proyectos y hablamos sobre los hitos específicos que hemos planeado. ¿Siguen siendo estas las tácticas en las que queremos trabajar que ayudarán a lograr nuestros objetivos? ¿Necesitamos cambiar las prioridades? ¿Hay nuevos aprendizajes e información que nos harían cambiar nuestro horario? Al revisar las principales iniciativas mensualmente, podemos mantenernos ágiles y hacer cambios según sea necesario. A medida que aprendemos más sobre nuestros clientes y nuestro mercado, podemos cambiar de estrategia y desarrollar nuevos hitos.
3. Objetivos y estrategia a largo plazo
A continuación, revisamos nuestros objetivos estratégicos a largo plazo. Si bien esto no cambia con demasiada frecuencia en nuestra situación como empresa establecida, las nuevas empresas pueden cambiar su estrategia con frecuencia a medida que buscan un modelo de negocio que funcione.
Para esas startups en etapa inicial, este paso de la reunión puede ser el paso más importante y tomar el más largo. Para las empresas más establecidas, esta parte de la reunión generalmente solo puede tomar unos minutos.
En lugar de profundizar en un documento de plan de negocios de 40 páginas para revisar nuestra estrategia, revisamos nuestro plan lean o nuestro plan de negocios de una página (en LivePlan, se llama Pitch). Cubre la identidad de nuestra empresa, el problema central que resolvemos para nuestros clientes, nuestra solución, la competencia y la estrategia de ventas y marketing. Todo está en una sola página, por lo que es fácil de leer, revisar y cambiar rápidamente.
4. Cuestiones a procesar
Finalmente, cualquier persona en el equipo puede presentar cualquier problema que quiera discutir. Esto podría incluir nuevas oportunidades a considerar, priorización de las características del producto, posibles asociaciones o problemas internos de recursos humanos.
Todo es un juego limpio y tratamos de encontrar resoluciones y próximos pasos para cualquier problema que se plantee. Hemos descubierto que este tipo de discusión abierta realmente ayuda a generar nuevas ideas y aporta diferentes perspectivas de los gerentes de diferentes equipos. Es creo que todas las empresas se beneficiarían de una revisión mensual de su negocio. Este tipo de reuniones mantienen a todos en la misma página, ayudan a compartir información sobre el progreso y convierten la planificación en una herramienta que ayuda a los equipos a tomar decisiones informadas.
Para que una reunión mensual de estrategia sea exitosa, también debe seguir algunas pautas:
1. Pon la reunión en el calendario
Es importante que sea un evento formal que esté en el calendario. No puede ser opcional y tiene que ser a una hora regular para que todos sepan siempre cuándo es la reunión. Para nosotros, comenzamos con la reunión el 3er jueves de cada mes. A medida que nuestros procesos de contabilidad y contabilidad se han vuelto más eficientes, hemos podido trasladar nuestra reunión al 2º viernes del mes.
2. Sigue una agenda repetible
Si bien se presentarán diferentes temas para la discusión, es importante que su reunión de revisión del plan tenga una agenda repetible. Eso significa asegurarse de tener sus números listos para su revisión y que su equipo tenga actualizaciones sobre sus objetivos.
3. Prepárate para cambiar el plan
Estas reuniones de revisión del plan no se tratan solo de mantener el rumbo y seguir ciegamente el plan. En cambio, se trata de ajustar el plan. Tal vez descubra que debería invertir más en marketing, o que podrá expandirse y contratar más rápido de lo que planeó originalmente.
La reunión de revisión del plan se trata de hacer ajustes a sus metas y estrategias basadas en lo que ha descubierto en el último mes. ¿Existen sistemas y procesos que le hayan funcionado en su negocio para ayudarle a implementar su estrategia y realizar un seguimiento de su rendimiento? Póngase en contacto con nosotros en Twitter @Bplans y háganoslo saber.
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